2021.02.12
賃貸管理

自主管理大家も納得!良質な管理委託会社の賢い選び方と注意点12項目

物件の自主管理を検討していますでしょうか。自主管理をすることで、賃貸経営にかかわるコストを削減することができますが、自主管理をするにあたって具体的に何をしなければいけないのか、説明・指導してくれる人がいない上、「手間がかかる」というイメージが拭えません。

そこで今回は

「まだ所有している物件数が少ないので勉強のために自主管理をしようかな」
「管理委託を頼んでみたけど、管理会社に不満がある。思い切って自主管理をしてみようかな」

と思っている大家さんに向けて

1.不動産の自主管理とは?
2.不動産の自主管理VS管理委託の比較
3.大家が自主管理する際に発生する12の業務
4.大家が自主管理できる目安

についてまとめました。お読みいただいた後には自主管理の概要が理解でき、自分で出来るかどうかの判断もつくと思います。ぜひ、最後までお付き合いください。

 

1.不動産の自主管理とは?メリットとデメリットを解説

不動産に係る業務全般を管理会社に委託することを「管理委託」と呼びます。
一方、大家(オーナー)自身が物件を管理する方法を「自主管理」といいます。
この章では「自主管理」についての基本的な概要とメリット・デメリットについて説明します。

1-1. 自主管理とは

自主管理とは、入居者と建物の管理や修繕に伴う業者手配など賃貸経営に関わる業務全般を大家(オーナー)が行う管理方法です。まだ管理会社自体が少なかった時代から大家業をしている不動産オーナーに多く見られます。業務内容は多岐に渡りますが、おおよそ以下のような業務が含まれます。

・入金管理
・入居者募集業務(客付け仲介業者への募集依頼など)
・家賃の管理と滞納への督促
・清掃と簡単な修繕を含むメンテナンス
・業者との交渉や契約一般
・入居者からの連絡対応(設備トラブル、近隣トラブル等)

1-2.大家が自主管理をするメリット

大家が自主管理するメリットには以下のようなものがあります。

①    費用が抑えられる

大家さんが自分で管理をするので、実費以外の費用が発生せず業務委託費が押さえられます。

管理委託費用は、一般的に月額賃料全体の3~5%程度と言われています。この月額費用以外に、リフォームなどが起きた場合に、管理会社に発注すると通常、管理会社にも一定のフィーが含まれた金額で請求を受けるケースが多いようです。

(例)10万円の物件×5部屋=50万円の賃料
賃料50万円×5%=月額25,000円の管理委託費

②    大家としてのノウハウを蓄積できる

自主管理をすると賃貸経営のノウハウが実地で身につきます。本来ならば管理会社に依頼する業務を全て自分で行いますので、修繕・リフォーム業者などの依頼先や客付け仲介会社などとのネットワークも自分で見つけて人脈を築いていきます。様々な経験の中から、料金相場や良質な業者を見分ける目が育ち、「どういう時にクレームとなるか」などの経験則が得られます。

③    自分の物件のことがよくわかる

定期的に物件の手入れをしていきますので、自分の物件が手に取るようにわかってきます。

・老朽度合い
・不具合
・空室期間
・周辺環境の変化
・入居者の状態

などに敏感に気づくことができ、建物の美化と安全を守ることができます。

大家さんが自主管理する物件は、入居者と大家との直接のコミュニケーションがあることで入居者も安心して住むことができ、長期の入居につながる傾向があります。

1-3.自主管理をするデメリット

意外と忙しくて大変である

自主管理での大家業は自分でやることがあるので手間暇がかかります。例えば、ゴミ清掃問題とクレーム対応だけでも以下のような業務があります。

・清掃やゴミ置き場の衛生管理
地域によっては毎日行かないとカラスに荒らされてしまうところもあり、早朝に出かけて清掃車がくる前に掃除とゴミ出しをしなくてはなりません。この作業を怠ると臭いや散らかりの原因となり、入居者の定着に影響が出ます。
また、花壇や樹木がある場合は季節の花の管理に加えて落ち葉などの清掃業務が増えます。

・突然のクレームやトラブルに常時 即・対応しなくてはならない
クレームやトラブルは突然に来ます。自分が何をしていても、お客様である入居者への対応が最優先になります。雨漏り、夏場のエアコン故障、エレベーターの調子がおかしいなど即対応しないと入居者が困ることから、騒音・タバコ臭などの近隣トラブルのクレームを入居者が個別で大家にクレームを入れてくることもあります。他にも「家賃の値下げを交渉をされる」「滞納家賃の督促」など頭の痛くなるような出来事もあります。

・賃借人が大家の自主管理を嫌がる
時代が変わって人付き合いのスタイルも変化したため、大家が入居者の周辺に存在していること自体に「無言の圧力」のようなものを感じ、それが原因で気に入った間取りでも入居を断ってくるケースも増えています。

また、大家が管理する建物はお中元やお歳暮などの慣習が残っているケースもあり、このような人間関係を煩わしいと感じる人にとってはストレスになり、更新せずに引っ越してしまう可能性もあります。

・管理委託にある「スケールメリット」が使えない
なにかを外注した場合、自主管理だと割引などのお得な特典がない場合があります。

管理委託にしていると、その管理会社がとりまとめてお願いしている外注先へのスケールメリット(グロス割引・キャンペーン特価・期間限定など)を享受しにくくなります。また、発注が混雑している場合、対応の優先順位が下がってしまう可能性もあります。

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2.不動産の「自主管理」VS「管理委託」の比較

この章では、自主管理と管理委託(不動産管理会社への委託)の比較をしました。
同じ作業が発生した場合、管理委託でお願いすることに対し、自主管理したらどうなるのかを説明します。

自主管理 比較内容 管理管理
なし ①委託料(管理料) 管理してもらう総賃料の3~5%
実費、または外注費のみ ②修繕費など 外注費用+手数料10%程度
実費(ゴミ袋、洗浄剤など)のみ ③清掃管理 月1~4回までの巡回清掃費用
大家(募集に関しては大家から客付け仲介会社に依頼) ④募集・顧客対応 客付け仲介会社または管理会社
大家が対応・解決 ⑤トラブル・クレーム対応 管理会社のノウハウで対応
ストレスあり ⑥精神的ストレス ストレス弱

2-1. 管理委託料

自主管理は大家が自分で管理しますので管理委託料は発生しません。
管理委託をすると、管理してもらう物件賃料の総合計の3~5%程度を管理委託料として毎月支払います。多くの場合、この月間手数料の中には、入金管理・簡単なトラブル対応などが含まれています。
※管理会社により違いがあります。

(例)10万円の物件×10部屋=100万円の賃料(1カ月)
100万円×5%=50,000円

月額50,000円を管理委託料として継続支払いするため、年間で60万円かかります。この金額は、トラブル発生がゼロでも支払い続けます。

2-2.修繕費など

自主管理の場合、修繕費などは実費または自分で発注した外注費のみになります。管理委託の場合、修繕をした業者への支払い+管理会社への手数料が3~5%(※)が含まれているケースがあります。
※管理会社によって違いがあります。

(例)壁のリフォームをした場合
・修繕内容:退去により壁紙を取り替えた。
・リフォーム業者への支払い:50万円
・管理会社の手数料5%:50万円×5%=25,000円
合計525,000円が、管理委託会社から請求されます。
※仮に管理委託会社が5%の手数料を徴収する場合。この手数料(率)は管理会社によって異なる。

2-3.清掃管理

自主管理の場合は、清掃を大家が自分でやるので実費(ゴミ袋・洗浄剤など)と体力のみです。管理委託の場合は、清掃巡回をする業者に月1~4回などの清掃業務を依頼します。契約内容によって若干の違いはありますが、おおよそ下記の事項が含まれています。

・共用廊下・階段・エレベーター・エントランス・建物外周の掃き掃除と拭き掃除
・必要な場合は流水清掃
・ゴミ出し曜日に集積所へのゴミ移動と清掃

これらの費用は、家賃の他に「共益費」として入居者から徴収をするケースもあります。

2-4.募集・顧客対応

自主管理の場合、顧客=入居予定者の対応は大家がします。募集と顧客対応に関した主な業務は以下の3つです。
(1)募集
入居者募集のみを近隣の不動産会社や客付け仲介会社に依頼をして広く募集をするケースが大半です。全国の不動産業者が閲覧できるレインズというデータベースがありますが、こちらは登録した専門業者にしか掲載権がありません。また、最近は大家と入居希望者が直接やり取りするウェブサービスも浸透しつつあります。

(2)内見案内
基本的には、募集をお願いした不動産会社にお任せします。内見案内への立会いは専業大家であれば可能ですが、サラリーマン大家の場合は物理的に難しいでしょう。

(3)審査
入居審査は、
・ご自身で連帯保証人と勤め先などを考慮して判断されるタイプ
・はじめから保証会社利用をセットにして保証会社に審査を任せてしまうタイプ
に分かれます。最近は保証会社利用を入居条件にしている不動産会社も多いので、審査にはそれほど問題がなくなりました。

委託管理の場合は、上記の3工程全てを管理会社に任せ、人物審査の部分のみ電話連絡後に書類(免許証・社員証の写し・連帯保証人・勤め先上司連絡先など)をもらいます。
多くの場合は問題なく審査が通った人を紹介してきますので、内容を見て、問題なければ入居OKになります。

入居者募集を不動産会社や客付け仲介業者に全く頼らずにするのは難しい上に、効率が悪く、空室期間が長引く可能性があるためおすすめしません。

成約した場合、入居者を紹介してくれた不動産会社または客付け仲介業者に手数料を支払います。入居者、オーナーいずれか一方から仲介手数料を支払う必要があり支払額の上限は賃料の1ヶ月分以内と決められています。
下記の全日本不動産協会から仲介手数料以外の費用等の扱いを参考にしてください。
【参照:公益社団法人 全日本不動産協会

2-5.トラブル・クレーム対応

自主管理の場合、トラブルとクレームの全てに大家が自分で対応します。委託管理の場合は、管理会社が窓口となり、適切な対応をしてくれます。どの程度まで対応してくれるかは、委託料・管理会社の約定によって違いがあります。対応方法も各地方・各業者毎に独特なノウハウなどがありますので、相性の良い管理業者との提携がトラブル解決の要になります。

以下に不動産管理でよくあるトラブルやクレームをあげておきます。

【トラブル系】
・エントランス・エレベーターなどの共用部分の機器トラブル
・臭い・音に関するトラブル(音楽、話し声、足音など)
・水漏れ・配管などのトラブル
・ねずみ・害虫などのトラブル
・電気系統のトラブル
・鍵の紛失などのトラブル
・家賃の支払い遅延・未払いトラブル
・台風や災害があった時の臨時トラブル

【クレーム系】
・タバコ・室内フレグランスに関したクレーム
・ペットに関したクレーム
・深夜の騒音に関したクレーム
・民泊などのイレギュラーな人物の出入りに関したクレーム
・ポスティングなどのクレーム
・ゴミ出しに関した住民からのクレーム

なお、自主管理の大家の中には、管理会社に「都度管理」、すなわち「自分が対応できないトラブルやクレームがあった場合のみ業務委託する」人もいます。この場合、費用は交通費と実費に加え、会社が規定する手数料がかかります。

2-6.精神的ストレス

自主管理の場合は、大家業に関わる業務全般が把握できず、慣れていない場合、相応のストレスがかかることが予想されます。また入居者としても、大家との関係がこじれてしまった場合に自分の立場が悪くなりますので、精神的に居心地の悪い住居となってしまう可能性があります。

基本は入居者とのやり取りになりますので、交渉や相談などが性格的に得意ではない場合は、潔く管理委託にしてしまった方が良いでしょう。管理委託の場合はプロに全てをお任せできますので、大家・入居者ともストレスが少ないといえます。

3.大家が自主管理する際に発生する12の業務

この章では、大家が所有物件を自己管理する場合に起きる管理内容について12の業務内容を説明します。基本的には、管理会社がしている作業や業務を大家(オーナー)個人がすることになります。

3-1. 退去時の立ち合い

賃借人が退去する場合、退去日に瑕疵や残留物の確認などに立ち会います。点検後、瑕疵がある場合は原状回復のためにかかる費用、残留物がある場合は撤去のための費用などを計算し、退去者に申し伝えます。【参照:国土交通省 原状回復をめぐるトラブルとガイドライン

3-2.退去費の清算

3-1.で算出された退去費用がある場合は請求し、保証金または敷金から相殺した上で不足がある場合は不足分を請求します。このような作業があるため、引越し先・勤め先・連帯保証人または保証会社の連絡先を今一度、確認しておきましょう。

3-3.修理などの発注

リフォームや毀損したものを回復するため、修理が必要な場合は任意の業者に修理の発注をします。

例えば
・室内壁紙とフローリングの交換であれば内装業者
・ガス湯沸かし器の修理・交換であればガス会社
などに依頼をします。必要な作業が終了したら、入居者の募集ができます。

3-4.鍵の交換など

新規入居者が決まった場合、入居者負担で鍵交換をしますが、その手配は大家がします。鍵の交換に関しては地域や建物によって違いはありますが、トラブル回避のため国土交通省が「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」の中で、鍵の交換に関するガイドラインを設けています。心配な場合は、ガイドラインに従いましょう。

3-5.入居者の募集

新規入居者の募集をします。不動産会社や客付け仲介会社に連絡をし、賃料・間取り、場合によっては周辺環境、おすすめポイント、画像などを含めた情報を提供します。

3-6.内見時の立ち合い

物件を気に入った人が、実際に足を運んで内見をするときに立ち会います。入居をするかもしれない人物に、実際に会って確認することができますので、次項3-7の入居審査の時に役立ちます。不動産会社が内見案内をしてくれるケースでは立会いはしなくても問題ありません。

3-7.入居者の審査

入居応募をしてきた人の与信を確認します。主に、支払い能力の部分を重点的に見ますので、勤め先と連帯保証人がしっかりしていることが大切になります。

最近は、家賃保証会社に入ってもらうことを入居条件にしている不動産会社も多いので、その場合は、審査を保証会社がしてくれます。
自主管理をしている大家が利用できる家賃保証のサービスも登場しています。

3-8.清掃作業と美化

敷地内の清掃をして美化に努めます。玄関マットやエレベーター内マットの清掃と消毒、エントランス・ゴミ置場・敷地内全体を清潔な環境に保ちます。
また、ポスティングなどで乱れがちな郵便受け周辺などを定期的に整理し、必要な場合はポスティング業者へ指導やクレームをする必要があります。

3-9.蛍光灯や備品の交換

自分で見回りをして気がついた場合や、住人からの連絡で敷地内の電灯や蛍光灯などが切れている場合は交換をします。

3-10.入金管理・家賃の受け取り

家賃の振込確認をします。今はほとんどが銀行振込ですので、ネットから確認ができます。

中にはコミュニケーションのために月末数日を家賃の受取期間として手渡しでの支払いをしてもらう大家もいます。

3-11.滞納時の督促業務

家賃滞納が発生した場合、督促をします。

最初は手紙、電話などで督促をし、支払いに応じない場合は、部屋を直接訪問し、口頭で支払い要請をするなどの方法を取ります。多くの場合、賃貸借契約書には滞納が2カ月続いた時点で大家に「立ち退き請求権」が発生する旨を明記されているので、立ち退き勧告をすることができます。

ただし、立ち退きは勧告のみで執行権はありませんので、やはり出て行ってもらえるように行動を促す必要があります。また、その間の滞納分の督促は大家の仕事になります。最終的には連帯保証人にも連絡をして完済を目指します。
こういった業務は手間と時間、そして精神的負担がかかります。家賃保証会社を利用して、こういった業務は外部に委託することが賢明です。

3-12.緊急時の対応(水害・台風など)

台風や自然災害時の対応も大家の仕事になります。

例えば
・降水量が多いと判断した場合は、事前に土嚢をエントランス付近に敷く
・大雪の場合は、あらかじめ除雪材を撒いておく
・大雪の翌日、エントランスや駐車場の雪かきをする
・大雨で水がエントランスまで水が入ってしまった場合は排水作業をする(手配する)
・台風や強風がある場合は倒れやすいものなどを撤去する
・台風や強風後に問題がおきていた場合は都度、対応をする
などがあります。
これらの緊急時の作業は、仮に管理委託をしていたとしても、適宜対応をしてくれるかは業者や契約内容ごとに違いがあります。

4.大家が自主管理できる目安を考える4項目

ここまでで「自主管理の方が管理費がかからないけれど、大変そうだ」と迷っている方もおられるでしょう。ここでは、大家が所有物件を自主管理できる目安について、項目別に具体的に説明します。

4-1. 管理する戸数

管理できる戸数の目安は、
・専業大家で100戸まで
・兼業大家(サラリーマン大家など)で50戸まで
です。この基準は、地域で個人経営の不動産会社が1ヶ月に管理できる戸数の限界が100前後であることから算出しています。

自主管理の場合、管理する戸数が少ない間は問題なく運営できます。その後、所有物件が増えても自主管理を続ける場合、その後の管理が成功するかどうかは入居者の質に比例します。入居審査で良い人を入れれば、トラブル対応は多くて月2~3件程度で済むケースが多いようです。

4-2.管理する物件の場所

自主管理物件の場所は、自宅からなるべく近い方が理想的です。

例えば、火事や水漏れトラブルなどの急を要する事情の場合、現場に急行して事態を確認しないと正確な対応ができないこともあります。そのため、自主管理の場合は24時間いつでも駆けつけることができる距離感が大切です。

逆に緊急の用事ではない場合、入居者は対応を待ってはくれますが、建物の管理責任者である大家さんがすぐ近くに居るというのは、入居者の安心感につながります。

ここから考えるべきは、徐々に所有物件が増えていくうちに場所が広範囲に広がるケースです。例えば隣町以上の距離や他府県などにまで所有物件が広がった場合は、管理にかかる時間・労力・経費が膨大になるため管理委託に切り替えることをおすすめします。

4-3.仕事の忙しさ

自主管理をする場合は、最低でも
・いつでも携帯で連絡取れること
・目安として平日の17時以降と毎週末が使えること
が前提です。
従って、残業・夜勤・出張・シフト勤務が多い人は、物理的に物件管理をする時間が捻出できませんので管理委託にしておきましょう。トラブルはいつあるかはわかりません。1年間何もないこともあれば、トラブルが続くケースもあり、それは誰にも推測できません。

万が一、トラブル発生時に出張などで対応できなかった場合、入居者は「大家さんはトラブルがあっても、忙しくて助けてくれなかった(対応が遅かった)」と受け取ります。管理体勢への不安から、より安心できる環境へと引越してしまう可能性が高まり、結果的には空室率に影響が出ます。

4-4.体力と年齢

物件管理は、数が増えてくると体力勝負になります。ここでは体力と年齢が物件の自主管理にどう影響するかを説明します。

・事務作業の正確さ
自主管理の事務作業は、基本は交渉と管理が多く、比較的年をとってもできる作業ではありますが、正確さと迅速さが必要になります。間違えや遅延が起きると、物件への信用が下がり退去と空室率に影響します。

・体力
自主管理の内容は体力勝負なところがあります。敷地内の清掃や入居者へのこまめな対応なども、物件が増えると週5勤務の仕事と大差のない仕事量になることもあります。

さらに、物件管理には力仕事や無理な体勢での作業、高い場所への昇降などがあり、体力が衰えてくると危険なシーンも多くあります。

建物の経年に連れて作業は増えていきますので、気力と体力がないと持ちません。ある程度の年齢になったら専業・兼業問わず、入居者と自分の幸せのために管理委託に切り替える方が良い場合もあります。

・良識の変化
近年は、昔ながらの日本の礼節やルールが通らない人も増えており「良識」に対する考え方にも多様性があります。大家が「これが常識」と思っていても、入居者が同じとは限りません。ジェネレーションギャップによるトラブルは話し合いでの解決が難しいケースもあり、自分が自主管理をして居る限り解決することが難しいケースもあります。

5. まとめ

いかがでしたでしょうか。
自主管理の現実と、想定される業務内容に関して

1.不動産の自主管理とは?
2.不動産の自主管理VS管理委託の比較
3.大家が自主管理する12の業務
4.大家が自主管理できる目安

を解説しました。

「今は本業も忙しく、自主管理は無理だ。管理委託にしようかな」と思った場合は、地元の大家さん仲間に紹介してもらう、ネットで口コミの良い管理会社を選んで資料を取り寄せるなどの方法で、良質な管理会社を探してみましょう。
管理会社によっては家賃保証などとセットにしたリーズナブルで良心的な価格設定とサービスを提供しているところもあります。
管理会社に委託することは、多くの手間を省くことができます。多くの手間を省き本業と両立し、手堅く資産形成できるのが不動産投資のメリットの一つといえます。
しかし、自主管理することで「大家」としてのスキルが大きく向上することは間違いがありません。入居者募集の仕方や反響具合、原状回復工事の際の手配や大よその費用感を把握できれば、新規で物件を取得する際に非常に役に立ちます。物件取得の意思決定も自信をもって判断できるようになるでしょう。
また負担がかかる業務の一部を外部に委託するなどして自分ができる範囲で自主管理をするという選択肢もあります。
自主管理をやってみよう!と思えた方はぜひチャレンジしてみてください。

この記事が委託管理と自主管理どちらにするかの判断に役立ち、大家さんのライフスタイルや考え方にぴったりの管理方法が見つかれば幸いです。

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